– nelle S.r.l. e coop perchè lo stabilisce esplicitamente il codice civile
– nelle a.s.d. perchè così richiede l’art. 20 c.c. per le associazioni riconosciute (e per pacifica interpretazione estensiva anche per le non riconosciute)
– in entrambe perchè ciò richiede l’art. 90 della Legge 289/2002 perchè tali sodalizi possano essere considerati “sportivi dilettantistici” e godere dei relativi benefici tributari.
1. L’assemblea nelle Società e cooperative a responsabilità limitata
Per la S.p.A. l’art. 2366 c.c. stabilisce che la convocazione deve essere effettuata mediante pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale e in almeno un quotidiano indicato nella statuto, almeno 15 giorni prima della data dell’assemblea.
Per le società non quotate lo statuto può però prevedere che la convocazione avvenga “con mezzi che garantiscano la prove dell’avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell’assemblea“.
Per le società a responsabilità limitata l’art. 2479-bis c.c. lascia ancora maggiore libertà, richiedendo semplicemente che le modalità stabilite dallo statuto siano “tali comunque da assicurare la tempestiva informazione sugli argomenti da trattare“; solo in mancanza di previsioni statutarie la convocazione deve essere effettuata “mediante lettera raccomandata da spedire ai soci almeno otto giorni prima dell’adunanza“.
Per le cooperative l’art. 2519 c.c. rinvia alle norme dettate per la S.p.A. ovvero, se lo statuto lo dispone, a quelle dettate per le S.r.l.
Anche in mancanza di convocazione formalmente corretta, l’assemblea sarà comunque validamente costituita con la presenza di tutti i soci e:
– “partecipa all’assemblea la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo” nelle S.p.A. (art. 2366 c.c.) e nelle cooperative che ne adottano le regole
– “tutti gli amministratori e sindaci sono presenti o informati della riunione e nessuno si oppone alla trattazione dell’argomento” nelle S.r.l. (art. 2479-bis c.c.) e nelle cooperative che ne adottano le regole.
L’art. 2539 stabilisce che per le cooperativa disciplinate dalle norme per le S.p.A. ciascun socio può rappresentare al massimo 10 soci; per tutte le altre cooperative e società di capitali non vi sono limiti alle deleghe, salvo specifiche disposizioni statutarie.
Ricordiamo che, secondo alcune interpretazioni, dalla disposizione che le norme di funzionamento delle società e associazioni sportive debbano essere “ispirate a principi di democrazia“, contenuta nel già citato art. 90 della l. 289/2002, discende che il numero delle deleghe rilasciabili a ciascun socio debba essere adeguatamente limitato, onde evitare che pochi soci, con molte deleghe, possano avere il potere assoluto sulle decisioni assembleari.
Il bilancio, unitamente alla relazione sulla gestione eventualmente redatta e alla eventuale relazione dei sindaci e del soggetto incaricato del controllo contabile, debbono essere depositati presso la sede sociale “durante i quindici giorni che precedono l’assemblea” (art. 2429 c.c.).
Dell’assemblea deve essere redatto un verbale, formato dal Presidente e dal Segretario, che dovrà dare conto:
– della corretta convocazione
– di quali siano i soci presenti e di quale quota di capitale risulti quindi rappresentata
– di ciò che è avvenuto nella riunione
– delle modalità e degli esiti della votazione.
Poichè il più volte citato art. 90 l. 289/2002 stabilisce il divieto di distribuzione anche indiretta di utili, la delibera sulle sorti dell’avanzo di gestione non può che stabilirne il rinvio a nuovo ovvero l’accantonamento a riserva non distribuibile, mentre in caso di disavanzo esso potrà essere coperto mediante versamenti dei soci ovvero utilizzando riserve preesistenti, oppure rinviato a nuovo. Come per tutte le società di capitali valgono le disposizioni del codice civile (artt. 2446, 2447, 2482-bis e 2482-ter) nel caso di perdite che generino la riduzione del capitale di oltre un terzo.
Il verbale di assemblea deve essere depositato al registro delle imprese, unitamente al bilancio che esso approva, entro 30 giorni dalla data della riunione.
2. L’assemblea nelle associazioni sportive
Il codice civile non detta modalità specifiche per la convocazione, tenuta e verbalizzazione delle delibere assembleari delle associazioni, rinviando allo statuto per la fissazione delle stesse.
Il più volte citato art. 90 l. 289/2002 ribadisce tale rinvio allo statuto imponendo esplicitamente che lo stesso sia “ispirato a principi di democrazia ed uguaglianza dei diritti di tutti gli associati” e stabilisca “le modalità di approvazione dei rendiconti da parte degli organi statutari“.
E’ quindi buona norma che lo statuto disponga (e tale disposizione sia nella pratica effettivamente rispettata) che tutte le assemblee, e quindi anche quelle di approvazione dei rendiconti:
– siano convocate con modalità che consentano a tutti i soci di essere a conoscenza della data e luogo dell’assemblea, e degli argomenti che in essa verranno trattati
– siano tenute in luoghi e con modalità che consentano a tutti i soci di poter partecipare ed esprimere la loro opinione
– vi sia pure concessa la partecipazione per delega, ma che ciascun delegato (che potrebbe essere anche un non socio, se lo statuto lo consente) non possa essere portatore di un numero eccessivo di deleghe
– ne sia redatto il verbale (per il cui contenuto rinviamo a quanto detto sopra per le società) e lo stesso sia riportato sul libro dei verbali delle assemblee, così che ciascun socio, anche assente, ne possa prendere visione.
Per quanto riguarda le modalità di convocazione, esse sono spesso fonte di rilievi da parte dei verificatori fiscali, che frequentemente contestano la mancanza della prova del rispetto delle previsioni statutarie.
Al fine di evitare defatiganti discussioni sul punto, anche in sede contenziosa, si suggerisce di predisporre ogni possibile prova di tale effettivamente avvenuta convocazione; per esempio:
– fare in modo che la partecipazione dei soci sia il più massiccia possibile, e far firmare agli intervenuti un foglio presenze
– se possibile, farsi almeno firmare una ricevuta di presa visione della convocazione
– se la convocazione avviene mediante affissione in bacheca, fare in modo che la stessa sia ben visibile a tutti i soci, così che in caso di specifica richiesta da parte dei verificatori, essi ricordino di averla vista
– se avviene mediante pubblicazione sul sito Internet, stampando la relativa pagina, se possibile in modo che sia chiara la data di tale stampa
– se il numero dei soci lo consente, effettuare la convocazione mediante raccomandata a mano, facendosi quindi firmare una ricevuta
– se le disponibilità economiche lo permettano, prevedendo d effettuando la convocazione mediante pubblicazione su un quotidiano o periodico, del quale potrà essere conservata copia.
Poichè gli statuti di norma prevedono la tenuta del libro delle assemblee e non del libro inventari, è opportuno che il bilancio e le eventuali relazioni a corredo dello stesso siano riportate, di seguito al relativo verbale di approvazione, su tale libro assemblee, così che ne venga conservata una copia nei libri dell’associazione.
