Nell’articolo 1, commi dal 209 al 214, della Finanziaria 2008, il legislatore ha fatto il primo passo verso l’obbligo generalizzato all’adempimento informatico. Questo per semplificare i controlli nei confronti dei contribuenti e monitorare la spesa pubblica, il tutto effettuato per allinearci alle direttive dell’Unione Europea.
Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti.
Il documento informatico deve essere emesso al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.
Per riferimento temporale si intende un’informazione che associa al documento la data e l’ora.
Per sottoscrizione elettronica si intende l’apposizione sul documento informatico della firma elettronica qualificata.
Per fattura elettronica si intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati contenuti e l’attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo.
La fattura elettronica è ammessa solo ed esclusivamente previo accordo con il cliente.
Al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità e immodificabilità del contenuto, la fattura elettronica non deve contenere macroistruzioni né codici eseguibili.
Deve essere apposto il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata del soggetto emittente.
Per la fattura elettronica, il momento di emissione è quando viene trasmessa in via telematica al destinatario, mediante l’utilizzo di procedure informatizzate (quali la posta elettronica, il telefax, via modem, ecc.).
Occorre considerare se l’emittente abbia l’esigenza di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna.
Se è richiesta la ricevuta, occorre utilizzare la posta elettronica certificata (PEC), che equivale alla notificazione per mezzo della raccomandata (Circ. Min. 19 ottobre 2006 n. 32/E).
Se non è richiesta la ricevuta, la fattura si intende spedita dal mittente se inviata al proprio gestore, e si intende consegnata al destinatario se resa disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato.
Le fatture, emesse e ricevute, devono essere conservate, ai fini tributari, per un periodo minimo di 4 anni decorrenti dal 31 dicembre dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione alla quale si riferiscono i documenti.
È possibile la conservazione elettronica delle sole fatture attive e la conservazione tradizionale di quelle passive.
Le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia cartacea possono essere archiviate in forma elettronica, le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere obbligatoriamente archiviate in forma elettronica.
Se si utilizza un sistema misto di conservazione (elettronico/cartaceo), le fatture cartacee vanno annotate in un apposito registro sezionale, non necessario per le associazioni sportive dilettantistiche in quanto esonerate, e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta.
La conservazione elettronica si riferisce ai recenti sistemi di conservazione basati su dischi ottici (DVD, CD, ecc.).
Questi sistemi devono dare origine a documenti statici non modificabili, devono essere registrati in ordine cronologico, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni.
La procedura di conservazione termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, a cura del responsabile della conservazione.
Per poter conservare elettronicamente i documenti rilevanti ai fini tributari, l’associazione sportiva dilettantistica dovrebbe dotarsi di:
– un personal computer, possibilmente dotato di masterizzatore per memorizzare digitalmente i documenti in CD o DVD;
– CD o DVD (che hanno una maggiore capacità di memorizzare i dati);
– uno scanner, che permetta di trasferire in forma digitale i documenti cartacei;
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– un lettore di smart card collegato al pc;
– un apposito software che permette di firmare i file (tra questi può essere utilizzato Dike, un software gratuito scaricabile dal sito www.card.infocamere.it);
– un apposito software che archivi i documenti in ordine cronologico, senza che vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta. In caso di accessi, ispezioni e verifiche, l’associazione, su richiesta dei verificatori, deve fornire copia.
Come indicato in Finanziaria 2008, un Decreto del Ministero dell’Economia, che dovrà essere emanato entro il 31 marzo 2008, individuerà il gestore del sistema di interscambio.
Probabilmente verrà utilizzato il Sistema pubblico di connettività (Spc), che collega tra loro tutte le amministrazioni pubbliche italiane, consentendo lo scambio di dati e risorse informative. Gestendo la fatturazione, il Spc dovrebbe attivare con più efficacia il blocco dei pagamenti nei confronti di eventuali Asd che risultano essere debitori di imposta nei confronti dell’Erario (art. 48-bis, Dpr 602/73).
Quando la trasmissione delle fatture avverrà attraverso il Sistema di interscambio istituito e gestito dal ministero dell’economia, le Asd invieranno le fatture elettroniche attraverso la Posta elettronica certificata o l’Edi. Questo potrà essere demandato anche ad un intermediario (professionista) delegato ad occuparsi del processo di predisposizione e invio del documento informatico.un eventuale operatore esterno può limitarsi ad offrire la fruizione via internet delle proprie soluzioni operative per le Asd che non intendono investire perchè hanno poche transazioni con le pubbliche amministrazioni.
Una volta adottato il decreto, a decorrere dalla data di tre mesi dalla sua entrata in vigore, le amministrazioni pubbliche non pagheranno alcuna fattura fino a quando la stessa non sarà trasmessa in formato elettronico. Se la scadenza del 31 marzo per l’emanazione del D.M. sarà rispettata, l’obbligo dovrebbe decorrere entro tre mesi, presumibilmente da luglio 2008.
Le Asd che devono emettere fatture verso gli enti pubblici dovranno gestire i documenti prodotti, nelle fasi di emissione, trasmissione e conservazione, esclusivamente con modalità elettronica; questo perchè il decreto ministeriale 23 gennaio 2004 indica che la fattura trasmessa e ricevuta in forma elettronica deve essere conservata nella stessa forma. Per questo esistono due strade: o le Asd potenziano la propria infrastruttura tecnologica o si avvalgono di intermediari privati.
In conclusione, questa manovra servirà ad una semplificazione del procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, nonché ad un contenimento della spesa pubblica. Ma come previsto nel comma 214 della Legge Finanziaria 2008, il passaggio dal sistema cartaceo a quello esclusivamente elettronico avverrà in modo graduale, questo per dire che Pubbliche Amministrazioni che a fatica possiedono dei Pc con un sistema operativo aggiornato (es. Xp, Vista, …), difficilmente in tre mesi opereranno con Pec e Spc.
