REDAZIONE BILANCIO DI ESERCIZIO E CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI

Il termine per l’approvazione del bilancio di esercizio e per la convocazione della relativa assemblea dei soci è determinato dallo statuto ed è generalmente previsto in quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale.

Per prima cosa è dunque fondamentale che l'ente sportivo verifichi la propria disposizione statutaria.

 

Sempre dallo statuto sarà necessario evincere se entro tale data vada predisposto anche il bilancio preventivo da presentare all’assemblea dei soci per l’approvazione.

 

Per gli enti il cui esercizio sociale coincide con l’anno solare il termine per gli adempimenti di cui sopra, qualora previsto nella scadenza “normale” di quattro mesi, scadrà in data 30/04/2016 in prima convocazione oppure entro la data indicata nell’avviso di convocazione in eventuale seconda convocazione, sempre se prevista dallo statuto.

 

In relazione alla data prevista per la seconda convocazione è sconsigliato – anche qualora non espressamente vietato dallo statuto – prevedere la seconda convocazione a strettissimo giro (per es. dopo un’ora), rispetto alla prima: il consiglio è quello di prevedere la convocazione dell’assemblea in seconda convocazione in un giorno diverso da quello previsto per la prima convocazione; occorre, anche in questo caso, verificare quale sia la previsione statutaria.

 

Si ricorda, inoltre, di provvedere sempre alla redazione del verbale dell'assemblea di prima convocazione ancorché non sia raggiunto il numero legale, oppure sia addirittura deserta: omissione spesso contestata in sede di verifica fiscale, quale elemento per contestare la mancanza di democraticità e per tenere assemblee con la presenza di un numero ridotto di associati.

 

Si raccomanda, sempre in ambito degli elementi utili in caso di verifica, di conservare agli atti di ciascuna assemblea le convocazioni, meglio se non affisse esclusivamente " in bacheca" come dispongono molti statututi, ma se comprovate dall'invio a mezzo mail, oppure da un elenco firme per presa visione: infatti, occorre che l'asd sia in grado di provare l'avvenuta convocazione, specialmente ove i partecipanti risultino in numero non significativo rispetto a coloro che sono iscritti al libro degli associati.

 

E' inoltre comportamento virtuoso, istituire il foglio per le firme di presenza all'assemblea,  da fare sottoscrivere a ciascun associato presente.

 

Naturalmente, si ricorda che in prossimità della convocazione assembleare, occorrerà aggiornare il libro associati, affinché vi sia certezza circa i soggetti da convocare e i quorum di formazione e deliberativi.

 

Per gli enti il cui esercizio sociale non coincide con l’anno solare il termine per la convocazione deve essere calcolato sulla base della data di chiusura dell’esercizio sociale (per esempio per esercizi sociali con inizio il 01/07 e chiusura il 30/06 dell’anno successivo, il termine per approvazione del bilancio in prima convocazione, qualora previsto in quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio, è il 31/10).

 

Giova ricordare anche in questa sede che:

a. la convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio di esercizio costituisce la massima espressione dei requisiti di democraticità e trasparenza della struttura associativa che contraddistinguono gli Enti non Profit;

b. l’obbligo di convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione del bilancio è previsto quale adempimento assolutamente necessario (ancorché, da solo, non sufficiente) per la fruizione delle agevolazioni fiscali ai sensi delle disposizioni di legge speciali che regolamentano la materia del non profit;