Di solito lo statuto, quando non prevede l'esercizio sociale coincidente con l'anno solare, fissa la durata dello stesso dal 1 luglio al 30 giugno dell'anno successivo (ma le ipotesi possono essere molteplici).
Gli statuti delle a.s.d. prevedono generalmente che l'approvazione del rendiconto avvenga entro 4 mesi dalla chiusura dell'esercizio, ma possono essere previsti anche termini diversi.
Ricordiamo, invece, che nelle s.s.d. e cooperative s.s.d. il termine è sancito dal codice civile: 120 giorni (salvo l'estensione a 180 giorni in presenza di condizioni specificatemente normate).
Nel caso prospettato, di a.s.d. con chiusura dell'esercizio al 30 giugno, l'assemblea dovrà aver luogo entro fine ottobre di ogni anno (ovvero entro 4 mesi dalla chiusura dell'esercizio).
Tale termine non è imminente, ma la programmazione di una assemblea dei soci ha bisogno di una sua preparazione e di alcuni adempimenti propeduetici: si tratta della redazione e approvazione del rendiconto da parte del Consiglio Direttivo, dell'eventuale ratifica del Collegio dei Revisori con relativo verbale, della disamina degli aventi diritto alla partecipazione ed eventualmente al voto nelle assemblee elettive facendo attenzione alla scadenza dei mandati, della convocazione dell'assemblea.
In riferimento alle modalità di convocazione, rinviando alle previsioni statutarie, si ricorda che esistono diverse modalità: esposizione in bacheca, lettera, e-mail, raccomandata, … Si raccomanda, comunque, di rispettare tale formalità e di conservare agli atti dell'assemblea la documentazione inerente alla convocazione, estremamente utile, in caso di controllo, a documentare l'avvenuto adempimento.
