Il tema della convocazione delle assemblee è molto delicato perchè funzionale ad attuare il principio di democraticità, alla base dell'associazionismo sportivo.

Un simile principio, richiamato sia dall'art. 90, comma 18, legge 289/02, sia dall'art. 148, comma 7, del T.U.I.R., sia dallo statuto Coni (art. 29), mira a garantire la partecipazione di tutti gli associati ai processi decisionali dell’ente sportivo.

La realizzazione e attuazione del principio di democraticità presuppongono l’osservanza di alcuni “passaggi”, si pensi, tra l’altro, alla regolare convocazione dell’assemblea, nel rispetto delle disposizioni statutarie, al regolare svolgimento dell'assemblea, alla redazione di un verbale e alla sua trasposizione nel libro verbale delle assemblee.

Al riguardo, è bene sottolineare l’importanza di prevedere modalità di convocazione "agili", “economiche” (la raccomandata con ricevuta di ritorno o il telegramma, ormai superati e indicati soprattutto negli statuti più “datati” possono essere sostituiti dall’indicazione di strumenti più moderni, quali, ad esempio, la PEC) e che siano in grado di attestare, anche a distanza di tempo, l’avvenuta convocazione.

L'utilizzo di strumenti più moderni, quali sms e whatsapp, oltre a non rispettare (probabilmente) le modalità di convocazione statutarie, non permettono di avere la prova dell'avvenuta convocazione a distanza di tempo e quindi in caso di controlli e/o accertamenti che contestano il mancato rispetto del principio di democraticità non consentono un'adeguata difesa.

Il medesimo problema si poneva (e si pone) quando lo statuto prevedeva l'affissione in bacheca; in quel caso una soluzione era la raccolte delle firme dei soci "per presa visione", che può essere attuata anche in caso di convocazione "via Internet", perchè anche l'eventuale conferma di ricevimento da parte dei soci potrebbe non essere considerata valida dagli eventuali verificatori.

Il pregiudizio derivante dall'utilizzo degli strumenti indicati dal lettore, come detto, riguarda l'eventuale difesa in caso di accertamenti e l'impossibilità di dimostrare il rispetto del principio di democraticità, più raramente può riflettersi nell'impugnazione delle delibere, considerati i tempi stretti entro cui è, secondo la più recente dottrina (e in assenza di specifiche previsioni statutarie) necessario agire in giudizio.

Anche se è lo statuto a dettare le regole, lo stesso non può non prevedere la necessità di comunicare l'ordine del giorno, dato che esso non può non rispettare i principi fondamentali dell'ordinamento, con specifico riferimento a quanto possiamo ritenere pacifico in dottrina e giurisprudenza in tema di associazioni riconosciute, applicabile, per analogia, anche alle associazioni non riconosciute.

L'omissione di tale indicazione potrebbe con ogni probabilità essere considerata una irregolarità della convocazione perché non consente un'adeguata preliminare informazione sulla delibera, né permette di verificare il rispetto di quorum specifici, laddove richiesti.

L'assemblea è l'organo deliberativo dell'ente, che presuppone l'adozione di decisioni condivise (nel rispetto del principio di democraticità) e il coinvolgimento di tutti i soci. Pertanto, tutti i soci devono essere posti nella possibilità di partecipare alle decisioni dell'ente (da cui l'importanza della regolare convocazione) ed eventualmente, se dissenzienti, di impugnarle.

A tal fine, deve essere redatto il verbale, con cui si "fotografa" lo svolgimento dell'assemblea e il procedimento decisionale. E' oltremodo evidente che, considerata la funzione del verbale, esso deve in primo luogo essere redatto in assemblea e letto alla conclusione della stessa, così che tutti i presenti possano verificare che effettivamente rispecchi fedelmente ciò che è avvenuto, e successivamente messo a disposizione dei soci, soprattutto degli assenti, che debbono essere informati di ciò che è stato deciso.

E' bene, infine, prevedere statutariamente termini e modalità della messa a disposizione dei verbali ai soci (anche semplicemente mediante deposito presso la sede, o pubblicazione in una partizione riservata del sito Internet) nonché termini e modalità per l'impugnazione.

Con riguardo all'altra richiesta del lettore, relativa all'ammissibilità di assemblee di settore, è opportuno ribadire che l'assemblea, come già evidenziato, è l'organo sovrano composto da tutti i soci. Ove la decisione riguardi argomenti che interessano solo una parte di essi, si potrebbe pensare a una riunione riservata al gruppo coinvolto dalla decisione, ma sicuramente non si tratta di un'assemblea associativa "settoriale".

Deve inoltre porsi estrema attenzione al fatto che la decisione coinvolga effettivamente ed esclusivamente una parte circoscritta degli associati, perchè qualora essa abbia riflessi, seppure limitati e indiretti, anche per i restanti componenti del sodalizio, essi, ove non convocati, risulterebbero essere stati esclusi illegittimamente dal processo decisionale.