Stampa dei libri contabili 2026: scadenze e regole operative

La regola generale prevede che i libri contabili tenuti con sistemi meccanografici ovvero il libro giornale, i registri iva e il libro inventari devono essere stampati entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. Fa eccezione a tale regola generale il registro dei beni ammortizzabili che è sottoposto ad una differente scadenza, identificata con il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

I termini per effettuare le stampe definitive per l’anno 2024 (soggetti con esercizio solare) sono quindi i seguenti: 

Termine di stampa dei libri contabili – obbligo di numerazione e bollatura

D.L. “Semplificazioni fiscali” – superamento dell’obbligo di stampa

Ricordiamo che il DL 73/2022 (DL Semplificazioni fiscali) ha previsto che a decorrere dal 20.08.2022 la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile siano considerate regolari anche in assenza di stampa o di conservazione sostitutiva, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, tali registri:

• risultino aggiornati su supporti elettronici;
• siano stampati su richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

A fronte di tale intervento normativo, riteniamo tuttavia che vada prudenzialmente tenuto conto del fatto che, a tutt’oggi, l’Agenzia delle Entrate non ha ancora espresso chiarimenti ufficiali in riferimento a tale nuova disposizione. Pertanto, in attesa di tali eventuali chiarimenti e indicazioni operative, riteniamo di consigliare di procedere alla stampa e/o archiviazione sostitutiva dei registri contabili in continuità con quanto fatto negli esercizi precedenti.

Numerazione

I registri sopra indicati devono esclusivamente essere numerati progressivamente in ogni pagina con indicazione dell’anno di riferimento (es. 1/2024, 2/2024, …).  Nell’ipotesi di società con esercizio non coincidente con l’anno solare si deve indicare il primo dei due anni di contabilità: ad esempio, in caso di esercizio dal 1/11/2023 al 31/10/2024, andranno numerate con indicazione dell’anno 2023 anche le stampe relative alle rilevazioni della frazione di anno 2024.

Bollatura

Sul libro giornale e su quello degli inventari (ad esclusione quindi degli altri libri richiesti dalla normativa fiscale) è obbligatorio apporre l’imposta di bollo ogni 100 pagine o frazione di esse con le seguenti modalità:

• Imposta di bollo pari ad euro 16,00 per le società di capitali;
• Imposta di bollo pari ad euro 32,00 per le società di persone e per le imprese individuali.

L’imposta di bollo è dovuta per ogni 100 pagine effettivamente utilizzate. Si consiglia, per semplicità e comodità, di apporre la marca da bollo sempre sulla prima pagina (oppure alle pagine 1/101/201 etc.) del libro giornale ed inventari, anche se potrebbe essere possibile apporre la marca in altre pagine qualora per la stampa dell’esercizio precedente non fossero state utilizzate tutte le 100 pagine a disposizione.

L’imposta di bollo può essere assolta anche mediante versamento con modello F24, riportando poi gli estremi della relativa ricevuta di pagamento sulla prima pagina numerata.

Indipendentemente dalla modalità adottata, è essenziale che l’imposta sia assolta prima di porre in uso il registro.

Si consiglia pertanto di acquistare una congrua scorta di marche da bollo fin dall’inizio dell’anno di reddito.

Si ricorda che la non corretta tenuta delle stampe contabili potrebbe giustificare l’adozione dell’accertamento induttivo, contro il quale diventerebbe complessa ed incerta la difesa.

Se i registri sono tenuti in modalità informatica, è previsto che il tributo su libri e registri tenuti in modalità informatica è dovuto ogni 2.500 regi­stra­zioni o frazioni di esse nelle misure precedentemente indicate (16,00/32,00 euro). Per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.

Stampa dei “mastrini”

Si ricorda infine che i suddetti obblighi riguardano anche i mastrini contabili. Per tale tipo di adempimento non viene peraltro richiesto né la preventiva numerazione dei fogli né l’apposizione di marche da bollo.

Contabilità di magazzino

Le scritture ausiliarie di magazzino devono essere tenute a partire dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutiva contemporaneamente:

• l’ammontare dei ricavi è superiore a 5,164 milioni di euro;
• il valore complessivo delle rimanenze è superiore a 1,1 milioni di euro.

Tale adempimento prevede degli obblighi di stampa più stringenti rispetto a quelli sopra evidenziati (entro la fine del mese di febbraio dell’anno successivo per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare).

L’obbligo viene meno dall’esercizio successivo a quello in cui per la seconda volta consecutiva non si realizzano le condizioni sopra indicate (ricavi oltre 5.164 mln e rimanenze oltre 1,1 mln).

Si riporta un esempio illustrativo:

Principi generali di conservazione

Le stampe su carta dei libri contabili obbligatori devono essere conservate presso la sede per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, salvo situazioni e/o motivazioni specifiche che rendano opportuna la conservazione anche oltre il suddetto termine. Si consiglia in ogni caso di contattare il consulente di riferimento prima di procedere al definitivo smaltimento dei registri contabili.

I libri contabili, in caso di stampa cartacea, devono essere tenuti in forma ordinata, senza lasciare spazi bianchi e senza effettuare cancellazioni (nel caso siano necessarie devono essere eseguite in modo da lasciare leggibili le parole o i numeri cancellati).

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche

Con l’introduzione della fatturazione elettronica, è sorto anche l’obbligo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche (sia di vendita che di acquisto) entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Ricordiamo per completezza che il processo di conservazione è una procedura tecnica di archiviazione dei documenti elettronici, che deve rispettare precisi requisiti affinché il documento mantenga valore legale. Per tali ragioni consigliamo di verificare con la Vostra casa software che tali procedure di archiviazione siano state correttamente attivate, ricordando altresì che la conservazione può essere affidata anche all’Agenzia delle Entrate tramite apposita opzione da attivare sul portale Fatture & Corrispettivi.